Text: Ida Säll
Johan Falk är konsult, föreläsare och utbildare inom AI och dess påverkan på samhället. Han pekar på tre sätt att ta hjälp av AI vid möten.
– Det första gäller innan mötet. Då kan du helt enkelt fråga AI: ”Hur ska jag göra för att ett långt möte med många talare ska bli mindre spretigt och mer välstrukturerat?”
På den här frågan, eller prompten, som en instruktion till ett AI-verktyg kallas, svarar den kostnadsfria AI:n Chatgpt.com:
”För att ett långt möte med många talare ska kännas mer strukturerat och mindre spretigt, handlar det om att skapa tydliga ramar, ha ett starkt ledarskap och använda tekniker som håller både talarna och deltagarna engagerade. Här är några konkreta tips för att göra mötet mer fokuserat och effektivt:
1. Tydlig agenda och tidsramar
- Förbered en detaljerad agenda: Skicka ut en tydlig agenda i förväg där alla talare och deras ämnen framgår. Gör agendan så konkret som möjligt, gärna med tidsramar för varje talare. På så sätt vet alla exakt när det är deras tur att tala och hur länge de har på sig.
- Håll strikt på tiderna: Ett av de största hoten mot ett spretigt möte är att talare överskrider sina tidsramar. Utnyttja en moderator eller mötesledare som aktivt håller koll på tiden och ser till att talarna håller sig inom sina begränsningar. Använd gärna en synlig timer för att skapa medvetenhet om tiden.”
AI tipsar även om att dela in mötet i block och att använda sig av sammanfattningar. Sammanlagt listas tio detaljerade tips.
Det går också att använda sig av AI under mötet. Genom att spela in mötet på till exempel en telefon kan man sedan låta AI transkribera ljudfilen och sammanfatta det som sagts.
– Då får man en tydlig text som presenterar vilka frågor som avhandlats, vad man kom fram till, vad som ska uträttas och vem som ska göra vad.
Ett tredje sätt att använda AI vid möten är efteråt. Det vill säga, när du ser ner i dina korthuggna, osammanhängande anteckningar och inte riktigt minns vad du menade.
– Om du ger en anteckningarna till en chattbot och ber den strukturera upp dem får du ett bra utkast tillbaka. AI har förstås inte koll på alla sorters sammanhang men är väldigt bra på att gissa.
– Man ska dock inte se den AI-genererade texten som en färdig produkt, utan ett steg på vägen, understryker Johan Falk.
När det gäller stora mängder insamlat material, till exempel i produktionen av en hembygdsbok, kan AI också vara till stor hjälp. Tjänsten Notebook LM från Google gör det möjligt att ladda upp ljudfiler, till exempel intervjumaterial. Det går även att länka till passande Youtube-videor eller dokument.
– Därefter kan du ställa frågor till det uppladdade materialet, förklarar Johan Falk. Eller få en sammanfattning.
Det går också att be AI om förslag till disposition för en bok, grundat på samma material.
– Man kan även be AI att anpassa texten för en viss målgrupp. Till exempel mellanstadieelever som vill lära sig mer om sin hembygd.
Vilka fallgropar finns då för föreningar vad gäller AI? Ett ord: medlemsregister.
– För privatpersoner finns det inga begränsningar i den frågan vad gäller AI. Men GDPR-lagen tillåter inte att organisationer sprider personuppgifter, påminner Johan Falk.
Tips! Söker du länkar till AI-tjänster eller fler tankar och perspektiv på AI? Kika i länklistan på Johan Falks hemsida Falkai.org.
Läs även om Att använda AI för att hitta nya medlemmar och Att använda AI för att förbättra texter och ansökningar.
