Text: Ida Säll
Anki Berg är chef för Örnsköldsviks museum och konsthall. Dessutom är hon konsult inom värdskap.
– Innan ett stort evenemang är det viktigt att lyckas nå ut med information om vad som ska äga rum. Att annonsera på sociala medier är enkelt och helt gratis. Våga beskriv evenemanget ordentligt och i detalj!
Inför ett stort evenemang är det också viktigt att ha tänkt igenom arbetspositionerna.
– Det är givet att någon arbetar i insläpp, parkering och servering. Men ”frifräsarna”, som jag kallar dem, som rör sig i området, är jätteviktiga. De ska gärna ha en väst eller liknande, så att de syns.
– Det händer alltid oväntade saker vid stora evenemang. Till exempel kan barn och föräldrar komma ifrån varann och behöva hjälp. Då ska inte alla värdar vara upptagna med att servera korv.
Det händer alltid oväntade saker vid stora evenemang. Då ska inte alla värdar vara upptagna med att servera korv.
Stort midsommarfirande i Västanfors
Västanfors hembygdsgård flyttades till sin nuvarande plats år 1975. Här huserar Fagersta-Västanfors hembygdsförening, som sedan ett halvt sekel tillbaka bjuder in till ett midsommarfirande av större skala.
– Vi har haft omkring tretusen besökare ända sedan starten, konstaterar Helena Westberg som bistår föreningen adminsitrativt.
Utöver midsommarstång, spelmän och folkdans erbjuder man bland annat chokladhjul och fiskdamm. Och det är just lotterier och aktiviteter för barn som gör att man går plus på arrangemanget, förklarar hon.
– I och med att det kommer en hel del folk kan föreningen tjäna en ganska stor summa där.
Entrén till midsommarfirandet är däremot gratis.
– Besökarna passerar en eller ett par personer i folkdräkt på väg in. De har en Swish-lapp och en burk där man kan placera sin frivilliga entré. Man betalar i den mån man har råd.
Enkel servering till många
På grund av det stora flödet av besökare hålls fikaserveringen alltid enkel under midsommar.
– I stället för vårt ordinarie utbud i hembygdsgården håller vi oss till kaffe i pappmugg och en midsommarbakelse. Den består av chokladkaka, grädde och en jordgubbe med en svensk flagga.
Ett midsommarfirande i Fagersta-Västanfors hembygdsförening kräver 35-40 ideellt arbetande personer.
– Alla är äldre, och de får fika som tack. Vi är noga med att hålla arbetspassen två timmar långa, säger Helena Westberg.
Tacka av efteråt
Tillbaka till värdskapskonsult Anki Berg i Örnsköldsvik. Hon understryker vikten av att tacka ideella krafter efter ett evenemang – men också besökare. Det får gärna ske via sociala medier.
– På så vis når man ju även de som inte kom, och bygger upp ett intresse inför nästkommande år. Då har man skapat en loop.
SÅ PRESENTERAR NI EVENEMANGET PÅ FÖRHAND
5 tips från Anki Berg, konsult inom värdskap, för dig som informerar om ditt evenemang i sociala medier.
1. Vilka är hålltiderna för programmet? Information om vilket klockslag programpunkterna sker är förstås extra viktigt när det gäller ett längre evenemang.
2. Vilka parkeringsmöjligheter finns? Behöver man gå 400 meter eller går det att köra ända fram? Ge besökarna tydliga detaljer!
3. Hur ser framkomligheten ut för djur, barn och gamla? Är det lätt att röra sig i området om man går med rollator eller barnvagn? Går det bra att ta med sig hund? Skriv det, i så fall! För många besökare är det även viktigt att veta i förväg om det finns toalett i anslutning till evenemanget.
4. Akta dig för superlativ! Beskriv inte ditt evenemang som ”ett fantastiskt, underbart midsommarfirande”. Skapa lagom förväntningar och lämna omdömet åt besökaren.
5. Våga lägga lite ansvar på besökaren! Skriv till exempel: ”Vi har lagt grunden, men ni gör festen” eller ”Medtag glatt humör”. Signalera tydligt att besökarna är varmt välkomna – och att ni som förening förväntar att man beter sig på ett bra sätt.
